Порівняння постачальників: апельсини проти апельсинів

Це для людей, які зібрали 3-5 комерційних пропозицій від різних IT-команд і дивляться на них з відчуттям: “усі говорять про різне, як їх взагалі порівнювати?”.

Чому це болить

Ми зробили все правильно. Розіслали запит у 5 команд. Через тиждень-два отримали 5 PDF-ок з пропозиціями. Відкрили перший — там 12 сторінок, ціна $48K, термін 4 місяці. Відкрили другий — там 6 сторінок, ціна “від $35K”, термін “залежно від уточнень”. Третій — 24 сторінки красивого дизайну, ціна $72K і неочікувано детальний розділ про сертифікацію. Четвертий — півсторінки і “$24K, давайте зустрінемось обговоримо”.

Тепер уявимо, як це порівняти. Цифри різні. Структури різні. Слова — теж різні: одні пишуть “розробка”, інші “імплементація”, треті “доставка функціональності”. Перші три тижні рішення часто приймається за принципом “хто більше сподобався”, і це нормальна реакція мозку на хаос.

Але є спосіб краще. Він складається з двох частин: таблиця з 8 колонок і методика однакових питань усім. Зараз покажу обидві.

Чому “найдешевший” майже завжди = найдорожчий

Найперший інстинкт людини, яка дивиться на 5 пропозицій, — обвести найдешевшу. Це майже завжди помилка, і ось чому.

Команда, яка дає найнижчу цифру, робить це з однієї з трьох причин:

Вона недооцінила проект. Підпише контракт, потім почне приходити “ой, ми не врахували оце і оце” — і фінальна сума зросте на 40-80%.
Вона економить на якості. Менш досвідчені розробники, менше тестування, менше документації. На запуску ми це не побачимо. Через 4-6 місяців — побачимо.
Вона хоче “увійти” на наш ринок або у наш сегмент. І готова втратити гроші на перших клієнтах. Іноді це гарна можливість для нас. Але частіше — означає, що команда вчиться за наші гроші.

У одному з ілюстративних проектів, які я бачив (це композит з кількох випадків за 8 років роботи в проектах від енергетики до фінтеху, без посилання на конкретного замовника), замовник вибрав найдешевшу пропозицію — $35K проти $48-55K у інших. Через 5 місяців реальна вартість становила $78K через 6 додаткових угод про “уточнення рамок проекту”. Розрив проти середньої пропозиції — приблизно $25K втрачених грошей плюс 2 місяці запізнення з запуском.

Ціна — четвертий критерій вибору, не перший. Які три перші — нижче.

Шаблон таблиці з 8 колонок

Беремо Google Sheets або Notion. Створюємо таблицю. У рядках — наші виконавці. У колонках:

1. Обсяг роботи (рамки)

Що конкретно виконавець обіцяє зробити. Не “застосунок”, а перелік основних задач: “реєстрація + особистий кабінет + 3 інтеграції з банками + дашборд для адміна”. У одних виконавців у пропозиції так і написано переліком. В інших — заховано всередині абзаців. Виписуємо однаково всім — щоб помітити, у кого “забули” якусь функцію.

2. Термін

Скільки тижнів від підписання договору до робочої версії. Не “4 місяці”, а “16-20 тижнів”. Якщо в пропозиції стоїть точне число без розкиду — це маркер: або у виконавця є шаблон і він точно знає, скільки буде (запитаємо, чи робив таке раніше), або він прихав термін, який потім посуне без пояснень.

3. Команда

Хто конкретно працюватиме над проектом. Не “наша команда розробників”, а: 2 backend-розробники, 1 frontend, 1 QA, 1 BA/PM на пів ставки, 1 дизайнер на 2 місяці. Зі досвідом у роках. Якщо виконавець відмовляється називати склад до підписання — або у нього нема постійної команди (буде шукати під проект), або людей перепродадуть на інший проект через місяць.

4. Артефакти

Що отримаємо на руки за свої гроші. Не тільки робочий застосунок, а: дизайн у Figma з якоюсь кількістю екранів, документація архітектури, перелік інструкцій для команди з критеріями приймання (про них був перший пост серії), скрипти розгортання, інструкція для адміністрування. Гарна команда напише цей список у пропозиції. У поганій — доведеться додумувати.

5. SLA / гарантії

Що буде, якщо щось зламається після запуску. У хорошій пропозиції є розділ “Гарантійне обслуговування: 3 місяці після запуску, виправлення критичних помилок безкоштовно, відповідь на запит — за 4 робочі години”. У слабкій — або немає взагалі, або є фраза “усі питання після запуску — окремий договір на підтримку”.

6. Залежності, що поза нашим контролем

Що виконавець вимагає від нас, щоб зробити свою частину. Дизайнерські макети, доступ до API партнерів, людина з нашого боку, яка щодня доступна для питань, конкретний термін, до якого ми надамо контент. Найкращі команди пишуть цей список явно. Гірші — не пишуть, потім звинувачують нас у затримках.

7. Прихована вартість (out-of-pocket)

Що не включено в основну цифру, але доведеться оплатити окремо. Хостинг, ліцензії на сторонні бібліотеки, ліцензії на дизайнерські ресурси, оплата інтеграцій з третіми сторонами (наприклад, SMS-провайдер, банк-агрегатор). У хороших пропозиціях це окремий розділ — у слабких сюрприз приходить на третій місяць.

8. Ціна

І тільки тепер — ціна. У вилці, з розшифровкою на стадії розвідки і стадії розробки, з поясненням, що рухає її в більший бік (про оцінки був четвертий пост серії).

Методика “однакові питання всім”

Тут найважливіше правило, яке часто пропускають: 5 пропозицій порівнюються тільки тоді, коли ми поставили 5 виконавцям однакові питання. Якщо ми одному розказали детально про регуляторні вимоги, іншому згадали мимохіть, а третьому забули — у нас вийде хаос, який неможливо звести в таблицю.

Тому перед першими дзвінками — пишемо документ на 1-2 сторінки однаковий для всіх:

Контекст і ціль проекту.
Цільові користувачі (3-5 портретів).
Перелік основних функцій, які мають бути.
Ключові обмеження (бюджет коридор, термін, регуляторні вимоги).
5 однакових запитань, на які просимо відповіді в комерційній пропозиції.

5 запитань, які варто поставити всім:

“Покажіть розбивку оцінки по задачах, не тільки по ролях.” Хто покаже за день — хороший знак. Хто скаже “це конфіденційно” — теж відповідь.
“Які 3 найбільші ризики цього проекту з вашої точки зору?” Чесний виконавець назве 3-5 конкретних речей. Нечесний скаже “ризиків нема, все нормально”. Друга відповідь — найбільший червоний прапор з можливих.
“Хто персонально буде працювати над проектом? Дайте 2-3 ключові імені з досвідом.” Команди, які перепродають через тиждень-два, не люблять цього питання.
“Що НЕ входить в оцінку?” Хороша команда має готовий перелік “поза рамками”. Погана почне імпровізувати.
“Покажіть приклад документації з минулого проекту — інструкції для команди, дизайн-систему, архітектурну схему. Що завгодно, що ми побачимо живим.” Хто має реальні приклади за 5-10 хвилин — хороший знак. Хто шукає тиждень і висилає “приклад”, який пахне підготовкою — погано.

Однакові питання — однакові відповіді. Тоді порівняння стає чесним.

Три червоні прапори, які видно тільки в порівнянні

Коли таблицю заповнено і ми дивимось на 5 рядків, з’являються три типи проблем, які в окремій пропозиції не помітні.

Прапор 1: розкид у термінах понад 2x

Якщо одна команда обіцяє 12 тижнів, інша 28, а третя “залежно від уточнень” — то або одна суттєво недооцінює, або інша суттєво перестраховується. Зазвичай між найкоротшим і найдовшим терміном правильна цифра ближча до середини або до більшого числа. Найкоротший — майже завжди порушується.

Прапор 2: один виконавець забув функцію, яку інші назвали

Якщо ми просили “застосунок з оплатою через банк, push-нагадуваннями і експортом у PDF”, а один виконавець у пропозиції описав тільки перші два — варто запитати: “ви забули написати чи це не входить?”. Відповідь покаже або акуратність, або плани продати нам “експорт у PDF” як окрему фічу за $5K.

Прапор 3: дуже різні склади команди при однакових сумах

Один пише “1 розробник + QA на пів ставки”, інший — “3 розробники + DevOps + QA + PM + дизайнер”. Сума однакова. Це означає, що один із них не каже всієї правди про команду — або перший просить за один людино-місяць більше за ринок, або другий вписав “віртуальних” людей, які насправді працюватимуть 5% часу.

Чому ціна — четвертий критерій, а не перший

Порядок критеріїв, який працює в реальному житті:

Команда, з якою ми проведемо 4-6 місяців свого життя. Чи приємно з ними розмовляти. Чи відповідають на питання чесно, чи маневрують. Чи поважають наш час. Половина успіху проекту — це не код, а тижневі дзвінки, на яких хтось мусить казати незручні речі. З поганою командою це не буде відбуватись.
Реалістичність обіцянок. Що написано в пропозиції — це те, що ми вже бачимо. Якщо тут вже видно перебільшення, передбачаймо, що в реальній роботі їх буде ще більше.
Артефакти і прозорість. Що ми отримаємо на руки, як часто, у якій формі. Як організована система задач, як виглядатиме звітність. Це визначає, чи зможемо ми контролювати проект — або сидітимемо у темряві з рахунком наприкінці.
Ціна. Тільки тепер. Серед двох команд, які пройшли перші три фільтри, варто йти до тієї, що дешевша. Серед команд, які не пройшли — ніяка ціна не виправить.

Часті помилки на цьому етапі

Не пишемо однакового брифу для всіх. Кожному виконавцю розказуємо проект по-своєму, потім дивуємось, чому пропозиції незрівнянні. Один документ на 1-2 сторінки, який ми надсилаємо всім, — це 2 години роботи, які економлять тижні аналізу.
Звертаємось до 1-2 виконавців. Менше трьох — це не вибір, це випадковий контакт. Більше п’яти — це втомлююче і часто непродуктивно. Золоте число — 3-5.
Питаємо тільки тих, кого порадили друзі. Це класно для довіри, але звужує вибірку. Хоча б 1-2 пропозиції варто взяти “з ринку” — від команд, яких ми не знаємо. Інакше ми не побачимо ринкових цін і альтернатив.
Не зберігаємо пропозиції тих, кого не вибрали. Ці люди можуть стати запасним варіантом, якщо з основним виконавцем не складеться. Або джерелом порівняння для наступного проекту.

Що буде далі

Це шостий пост серії про артефакти бізнес-аналізу. Попередні — про критерії приймання, брифінг до контракту, user story, оцінку від IT-компанії і карту ризиків.

Останній пост серії — про брифінг по AI-фічі. Коли AI справді треба, а коли нам пропонують додати його, бо це модно. Три питання-фільтри і список червоних прапорів.

Якщо не хочемо пропустити — стежимо за мною у LinkedIn, там анонсую кожен матеріал серії.

Якщо в нас зараз на столі 3-5 пропозицій і ми застрягли у порівнянні — у Ascend Griffin ми робимо Vendor Audit для груп пропозицій. Ставимо однакові питання, заповнюємо таблицю, виділяємо червоні прапори. Зазвичай це коштує менше, ніж різниця між першим і другим виконавцем на одній великій угоді.