Контекст
Громадська ініціатива, що працює з ветеранами — реабілітаційні програми, юридична підтримка, документація для виплат. Команда 12 людей: юристи, психологи, координатори. Виграли грант від міжнародної організації — ~$80K на 12 міс на створення внутрішньої CRM-системи, що допоможе ефективніше вести підопічних і генерувати звітність для донорів. Технічних людей у команді немає. Дедлайн на запуск системи — 9 місяців.
Біль
Координатор проекту отримала від донора шаблон ТЗ на 40 сторінок і пропозиції від 6 ІТ-компаній. Ціни — від $35K до $120K. Терміни — від 4 до 14 місяців. Кожна пропозиція описує “що включено”, але вона не може порівняти — кожна команда використовує свої терміни, свою архітектуру, свої гарантії. Один підрядник пропонує “no-code” варіант на Bitrix24, інший — “власну розробку на React+Node”, третій — “адаптацію Salesforce”. Координатор боїться помилитись: грант не дозволяє “ще раз спробувати з іншим підрядником через рік”, якщо перший не вийде.
Підхід
Шість тижнів. Тижні 1-2 — переклад того, що команда реально робить, у мову вимог. 6 інтервʼю всередині (юрист, психолог, 2 координатори, керівник, бухгалтер) — що болить зараз, як ведуть документи, скільки часу витрачають на звітність. Це дало 23 конкретні сценарії, у які майбутня система має вписатись. Тижні 3-4 — порівняння підходів: 3 архітектурні варіанти, які реально підходять команді (no-code на Bitrix, low-code на Airtable+Make, custom-розробка). Для кожного — реальна оцінка, скільки буде коштувати запуск + 3 роки утримання (а не тільки перший рік). No-code виявився дешевшим на запуск, але дорожчим на 3 роки. Custom — навпаки. Тижні 5-6 — переписали ТЗ під рекомендований підхід (low-code), і допомогли координаторці зрозуміти, як говорити з підрядниками: 9 правильних питань, 5 ред-флегів. Зустрілись з трьома вибраними підрядниками разом з нею як “технічний друг”.
Результат
Команда обрала підрядника, бюджет проекту — $42K замість стартових $80K (донор дозволив залишок переалокувати на навчання користувачів і навчальні матеріали). Підрядник — low-code-команда з України, контракт з чіткими acceptance-критеріями і процедурою виходу (доступи у замовника з 1-го дня). 3-річний прогноз TCO — $58K разом з абонплатами платформи. Координатор отримала документ, з яким може щомісяця перевіряти, чи проект йде в правильному напрямку.
Чого це навчило
Найбільші втрати у грантових проектах — це не “поганий підрядник”, а вибір неправильної архітектури на старті. NGO-командам особливо болить, бо у них немає права на другу спробу через рік. 6 тижнів дослідження перед підписанням контракту окупаються в десятки разів — не лише грошима, а збереженою репутацією перед донором.
Це ілюстративний композитний патерн з 8 років роботи у IT — не конкретний клієнт. AG у фазі валідації.